Las empresas que por error han retenido de menos a uno de sus trabajadores durante el año deben regularizar la situación para evitar problemas con Hacienda.
La forma incorrecta de hacerlo es la que se conoce como “a la brava”, que consiste en retener en la nómina de diciembre las sumas dejadas de retener en los meses anteriores, aplicando un tipo de retención muy superior al que venían practicando hasta entonces.
Esta práctica es incorrecta porque la regularización del tipo de retención sólo se puede llevar a cabo en los supuestos indicados en la ley. Por ejemplo, si se modificase el salario tenido en cuenta para calcular las retenciones o si la modificación del tipo por cambio en las circunstancias personales se llevase a cabo en la nómina inmediatamente posterior a la comunicación realizada por el empleado.
Si la empresa efectúa una regularización fuera de estos supuestos, corre el riesgo de recibir una sanción por haber dejado de ingresar las cuantías no retenidas en las autoliquidaciones en las que deberían haberse computado inicialmente. La sanción mínima es del 50% de las sumas no ingresadas.
La forma correcta de regularizar la situación es presentando declaraciones complementarias del modelo 111 de los períodos en los que haya retenido de menos. De esta forma, Hacienda imputará a cada uno de esos períodos las retenciones que se deberían haber aplicado.
Las declaraciones complementarias conllevan un recargo del 1%, con un 1% adicional por cada mes completo de retraso (el 15% fijo más intereses si el retraso supera el año). Sin embargo, esta penalización es inferior a la que la empresa debería asumir si quien regularizara la situación fuera Hacienda.
Además, la empresa puede reclamar después a su empleado las cuantías que haya ingresado a Hacienda si éste no se opone a ello, o bien si está de acuerdo, pero ha pasado menos de un año desde la fecha del ingreso.
Análisis:
La regularización de las retenciones es un proceso complejo que debe realizarse correctamente para evitar problemas con Hacienda. La práctica de la regularización “a la brava” es incorrecta y puede acarrear sanciones importantes.
Por ello, es importante que las empresas conozcan el procedimiento correcto para regularizar las retenciones en caso de error. En este sentido, es recomendable que se asesoren por un profesional especializado en fiscalidad laboral.
Además, las empresas deben tener en cuenta que la regularización de las retenciones puede tener un impacto negativo en los trabajadores. Si la cuantía adicional a retener es elevada, puede suponer un perjuicio para el trabajador si se le retiene todo el importe en la nómina de diciembre.
En estos casos, la empresa puede proponer al trabajador la detracción de las retenciones en varios meses, para que el impacto sea menor.
